Kişisel Veri İşleme Sözleşmesi (Villa Sahibi – Platform)

Bu sözleşme, KALYNDA TEKNOLOJİ HAVACILIK VE TURİZM LİMİTED ŞİRKETİ ("Platform") ile Villa Sahibi arasındaki Villa Sahibi Hizmet Sözleşmesi'nin Ek-1'idir ve o sözleşmenin onayıyla birlikte kabul edilmiş sayılır.

1. Rollerin belirlenmesi

• Platform, misafir hesabı, rezervasyon, ödeme, mesajlaşma ve Platform altyapısında işlenen veriler bakımından veri sorumlusudur.
• Villa Sahibi, rezervasyon için kendisine aktarılan misafir verilerini konaklamanın ifası, kimlik bildirimi (1774 s. Kanun), vergi ve kendi hukuki yükümlülükleri için kullandığında ayrı bir veri sorumlusudur ve bu işlemeler için kendi aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirir.
• Villa Sahibi ve ekibi, Platform'un sunduğu panel, mesajlaşma, takvim ve operasyon araçları içinde veri işlerken Platform adına veri işleyen sıfatıyla hareket eder ve bu sözleşmenin aşağıdaki hükümleriyle bağlıdır.

2. İşlenen veriler ve amaç

Misafirin ad soyadı, rezervasyon tarihleri, kişi sayısı, konaklayacak kişilerin adları, notları, transfer ve ek hizmet bilgileri. Misafirin e-posta adresi Villa Sahibi'yle paylaşılmaz; misafirle yazışma Platform mesajlaşması üzerinden yapılır. Misafirin telefon numarası yalnız onaylı rezervasyonda, giriş saatinden 48 saat önce başlayıp çıkış günü sona eren giriş penceresinde, panelde "göster" eylemiyle ve yalnız Villa Sahibi, yönetici ve resepsiyon rolündeki ekip üyelerince görüntülenebilir; temizlik rolü görüntüleyemez ve her görüntüleme kim, hangi rezervasyon ve ne zaman bilgisiyle kayıt altına alınır. Telefon numarası dışa aktarımlara (CSV vb.) yazılmaz. Bu veriler yalnız ilgili rezervasyonun ifası, giriş operasyonu ve yasal bildirimler için işlenebilir; pazarlama, profil oluşturma ya da üçüncü kişilerle paylaşım için kullanılamaz.

3. Villa Sahibi'nin yükümlülükleri

• Verileri yalnız Platform'un talimatları ve bu sözleşme çerçevesinde işlemek; Platform dışına aktarmamak (kimlik bildirimi ve yasal zorunluluklar hariç).
• Panele erişimi yalnız rezervasyonun ifası için gerekli ekip üyelerine vermek, ekip üyelerini gizlilik yükümlülüğü altına almak ve ayrılan üyenin erişimini derhâl kaldırmak.
• KVKK md. 12 kapsamında makul teknik ve idari tedbirleri almak: güçlü şifre, cihaz kilidi, misafir listelerinin basılı kopyalarının güvenli saklanması ve imhası, mesajlaşma ekran görüntülerinin paylaşılmaması.
• Bir veri ihlalini öğrendiği andan itibaren en geç 24 saat içinde Platform'a — (yönetimden doldurulacak) — üzerinden bildirmek ve Platform'un 72 saat içinde Kurul'a bildirim yapabilmesi için gerekli bilgiyi vermek.
• Misafirin KVKK md. 11 kapsamındaki başvurusunu aldığında, Platform'u ilgilendiren kısmını 3 iş günü içinde Platform'a iletmek.
• Konaklama sona erdikten sonra, yasal saklama süreleri dışında kalan verileri silmek ya da yok etmek.

4. Platform'un yükümlülükleri

Platform; panel ve altyapıda uygun güvenlik tedbirlerini almak (şifreli bağlantı, rol bazlı erişim, oturum güvenliği, misafir iletişim bilgisinin gizlenmesi — e-posta hiç, telefon yalnız giriş penceresinde ve kayıtlı görüntüleme ile —, denetim kaydı), alt işleyenlerini (barındırma: Cloudflare, Inc.; e-posta ve anlık bildirim hizmetleri) KVKK'ya uygun sözleşmelerle bağlamak ve yurt dışı aktarımlarda KVKK md. 9'daki güvenceleri sağlamakla yükümlüdür.

5. Denetim

Platform, bu sözleşmeye uyumu makul aralıklarla ve önceden bildirerek bilgi ve belge isteyerek denetleyebilir. Villa Sahibi, Kurul ya da yetkili mercilerin talep ettiği bilgileri gecikmeksizin sağlar.

6. Sorumluluk ve süre

Villa Sahibi, bu sözleşmeye aykırılık nedeniyle Platform'a yöneltilen talep ve idari para cezalarından sorumludur. Sözleşme, Villa Sahibi Hizmet Sözleşmesi süresince ve sona ermesinden sonra, Villa Sahibi'nin elinde misafir verisi bulunduğu sürece yürürlükte kalır.